Podejście systemowe w teorii organizacji i zarządzania

Organizacja jest podstawowym założeniem, na którym opiera się metodologia systemowej teorii organizacji. Według R.L. Ackoffa „organizacja to system zachowujący się rozmyślnie, zawierający przynajmniej dwa zachowujące się rozmyślnie składniki, mające wspólne zamierzenie, ze względu na które w systemie zachodzi funkcjonalny podział pracy; jego funkcjonalnie oddzielone składniki mogą na wzajemne zachowanie się odpowiadać w formie obserwacji albo łączności i przynajmniej jeden podzestaw pełni funkcje kontrolno – kierowniczą” [1]. Powyższa definicja wymaga krótkiego wyjaśnienia. Systemy zachowujące się rozmyślnie to takie, które wybierają środki i metody potrzebne im, aby zrealizować cele, jak również będące w stanie same wyznaczać sobie cele, które będą realizować. W definicji pojawia się również pojęcie funkcja kontrolno – kierownicza. Polega ona na tym, że jeden element (system) kontroluje inny wówczas, gdy jego zachowanie się jest albo konieczne, albo wystarczające dla następującego po nim zachowania się innego elementu (systemu) i gdy zachowanie to jest warunkiem koniecznym albo wystarczającym do osiągnięcia celu lub celów realizowanych przez pierwszy element” [2].

„W kierunku systemowym, zamiast zajmowania się poszczególnymi segmentami organizacji z osobna, traktuje się ją jako jednolity, celowy system, złożony ze wzajemnie powiązanych części. Pozwala to menedżerowi spojrzeć na organizację jako całość, stanowiącą zarazem część szerszego otoczenia zewnętrznego. Z teorii systemów wynika, że działalność dowolnego segmentu w mniejszym czy w większym stopniu wpływa na działalność każdego innego segmentu” [3]. Podejście to polega na tym, że menedżerowie nie powinni w swoich działaniach ograniczać się do tradycyjnego schematu organizacyjnego. Chodzi tu raczej o to, aby ich wydziały stały się częścią całej organizacji. Osiągnięcie tego celu jest możliwe tylko poprzez komunikację ze swoimi pracownikami i działami, jak również z przedstawicielami innych organizacji. Menedżerowie myślący systemowo zdają sobie sprawę z konieczności wzajemnych relacji z innymi ludźmi, komórkami i jednostkami organizacyjnymi.

Obiektem zainteresowań podejścia systemowego są zmienne – całość i część oraz relacje, które się tworzą między nimi. Podejście to wymaga zatem myślenia całościowego, ze względu na powiązania i zależności. Koncepcja ta opiera się na założeniu, że wszystkie działania w przedsiębiorstwie, zaangażowane w fizyczny przepływ i składowanie surowców, półproduktów oraz wyrobów gotowych, powinny być traktowane jako całość, a nie jako indywidualne części. W konsekwencji zastosowanie podejścia systemowego w logistyce pomaga eliminować suboptymalizację rozwiązań, gdyż pojedyncze elementy systemu dążą do takiego współdziałania, które wymagane jest we wszystkich częściach całościowo ocenianego systemu logistycznego [4].

Rysunek 1 przedstawia systemowe podejście do organizacji. Menedżerowie, którzy postrzegają organizację jako złożony system, wewnątrz którego istnieje wiele relacji, lepiej postrzegają i rozumieją znaczenie środowiska, w którym funkcjonują. Zdają sobie również sprawę, że podsystemy organizacji są ze sobą powiązane oraz że ich decyzje wpływają na inne podsystemy w organizacji, jak również, że decyzje z innych podsystemów wpływają na nich.

Rysunek 1: Przedsiębiorstwo jako system

aarys1

Źródło: P. Harman, Business Process Change, Morgan Kaufmann Publisher, s. 20

Menedżer, który stosuje się do zasad podejścia systemowego, łatwiej i sprawniej potrafi utrzymać równowagę między potrzebami poszczególnych podsystemów a potrzebami i celami całego przedsiębiorstwa.

Czołowym autorem, współcześnie zajmującym się interpretacją myślenia systemowego, jest Peter M. Senge. Techniki i koncepcje, jakie przedstawił on w książce „Piąta dyscyplina. Teoria i praktyka organizacji uczących się” mają przełamać paradygmat, że świat składa się z „oddzielnych, niepowiązanych za sobą sił” [5]. Piąta dyscyplina, o której autor pisze, jest metodą naprawy przedsiębiorstwa, to metoda samodoskonalenia się organizacji. Autor podkreśla konieczność zmiany sposobu myślenia. Postuluje zmianę postrzegania siebie, jako jednostki odseparowanej od świata, do jedności ze światem, jak również zaprzestania postrzegania problemów, jako powodowanych przez kogoś innego. W organizacji uczącej się wyróżnił on pięć tak zwanych dyscyplin:

  • Myślenie systemowe;
  • Mistrzostwo osobiste;
  • Modele myślowe;
  • Budowanie wspólnej wizji przyszłości;
  • Zespołowe uczenie się.

Myślenie systemowe, jest to piąta dyscyplina, która łączy pozostałe w jedną całość teorii i praktyki. „Aby jednak myślenie systemowe mogło w pełni ujawnić swój potencjał, potrzebuje ono również pozostałych dyscyplin (…). Budowanie wspólnych wizji generuje długofalowe zaangażowanie. Modele myślowe koncentrują się na otwarciu niezbędnym do ujawnienia braków w naszych obecnych sposobach widzenia świata. Zespołowe uczenie się rozwija zdolność grupy do zobaczenia pełnego obrazu, przekraczającego indywidualną perspektywę. Dążenie do mistrzostwa osobistego staje się źródłem osobistej motywacji do ciągłego uczenia się, jak nasze działania wpływają na otaczający nas świat” [6].

„Sednem dyscypliny myślenia systemowego jest zmiana sposobu myślenia:

  • Widzenie wielokierunkowych, wzajemnych relacji zamiast linearnych łańcuchów przyczynowo – skutkowych;
  • Widzenie procesów zmian, a nie statycznych zdjęć migawkowych” [7].

Zastosowanie koncepcji systemów łatwo zauważyć w przedsiębiorstwie logistycznym. W przypadku mierzenia sprawności systemu (organizacji) za pomocą kosztów, można dojść do wniosku, że dana cześć systemu niedziałająca po najniższym dla siebie koszcie, może się jednak przyczynić do ogólnej sprawności tego systemu. Przykładowo, jeżeli organizacja dokonuje optymalizacji w obszarze transportu, to najlepszym rozwiązaniem może okazać się wybór transportu wodnego, ponieważ jest to zazwyczaj najtańsza gałąź transportu. Jednakże spoglądając na ten problem z punktu widzenia całego systemu logistycznego firmy, decyzja o transportowaniu towarów drogą wodną może wpłynąć na wzrost kosztów utrzymania zapasów i związanych z tym kosztów utrzymania powierzchni magazynowej i innych. Wzrost kosztów może okazać się większy od sumy oszczędności uzyskanej dzięki wyborowi tańszego transportu wodnego. Wnioskować można, że decyzja o wyborze gałęzi transportu musi być skoordynowana z takimi elementami systemu, jak zapasy, magazynowanie i, być może opakowanie w celu optymalizacji całego systemu a nie tylko obszaru transportu. Co więcej, logistyka jest jednym z podsystemów w firmie i dlatego nie powinno się jej optymalizować kosztem innego obszaru. Menedżer ds. logistyki, podejmując decyzję, musi uwzględniać inne działy organizacji, jak marketing, produkcja czy finanse. Oznacza to, że firma jako całość jest systemem, który należy optymalizować. Co więcej, podejście systemowe traktuje organizację jako element większej całości. Przedsiębiorstwo funkcjonuje na rynku i jego egzystencja zależy od szeregu relacji i powiązań.

Autor publikacji: Anna Anders, ABC Akademia Sp. z o.o.

[1] A.K. Koźmiński, Analiza systemowa organizacji, PWE, Warszawa 1976, za R.L. Ackoff, O systemie pojęć systemowych, „Prakseologia”, 1973 nr 2, s 25.
[2] Ibidem, s. 25.
[3] J.A.F. Stoner, R.E. Freeman, D.R. Gilbert Jr., Kierowanie, PWE Warszawa 2001, s.63.
[4] T. Kochański, Logistyka jako koncepcja zintegrowanego zarządzania, Akademia Obrony Narodowej, Warszawa 2003, s.14-16
[5]P.M. Senge, Piąta dyscyplina. Teoria i praktyka organizacji uczących się, Oficyna Ekonomiczna, Kraków 2002, s. 17.
[6] P.M. Senge, Piąta dyscyplina. …, op. cit., s. 25.
[7] Ibidem., s. 25.


Pozostałe artykuły

Zasobowy rachunek kosztów (RCA) w przedsiębiorstwie

autor:
dr Anna Anders, dr Tomasz M. Zieliński
Czytaj